چگونه رزومه خود را برای هر شغل بهینه کرده و با نیازهای آن سازگار کنید

در شرایط رقابتی بازار کار، ارسال یک رزومه عمومی برای چندین فرصت شغلی، شانس موفقیت شما را کاهش می‌دهد. رزومه اولین فرصت شما برای ایجاد یک تاثیر مثبت بر روی مدیر استخدام است و این تاثیر می‌تواند آینده شغلی شما را تعیین کند. برای افزایش شانس استخدام، باید رزومه انگلیسی خود را با هر موقعیت شغلی به صورت اختصاصی تنظیم کنید.

• این مقاله از سایت هاروارد بیزنس ترجمه شده است.

خبر خوب این است که شما یک منبع فوق‌العاده برای راهنمایی خود دارید: شرح شغل که در وب سایت شغلی یا شرکتی ذکر شده است. Job Descriptions مسئولیت‌ها، فعالیت‌ها، صلاحیت‌ها و مهارت‌های ضروری که مدیر استخدام بیشترین ارزش را برای آن‌ها قائل است، مشخص می‌کند. آن را مانند کتابی در یک آزمون با کتاب باز در نظر بگیرید. اطلاعاتی که برای موفقیت نیاز دارید درست جلوی چشمان شماست.

از شرح شغلی چه مطالبی می توانیم برای رزومه استخراج کنیم

قبل از شروع ویرایش مدارک درخواست کار، لازم است تفاوت بین رزومه و نامه پوششی یا کاورلتر را درک کنید. رزومه انگلیسی Resume باید با ارائه اطلاعات و مستندات، توانایی شما برای انجام شغل مورد نظر را به نمایش بگذارد. در مقابل، نامه پوششی یا حتی انگیزه نامه باید دلایل و انگیزه شما برای درخواست این شغل را بیان کند.

هنگام تنظیم مجدد رزومه برای هر شغل جدید، باید بر تطابق مهارت‌ها، مسئولیت‌ها و تجربیات کاری قبلی خود با الزامات شغلی مورد نظر تمرکز کنید. جزئیات شخصی مانند ارزش‌ها و اهداف شغلی را برای Cover letter حفظ کنید.

ممکن است تصور کنید که تهیه‌ی یک شرح شغل کار آسانی است. اما در عمل، شرح شغل‌ها حاوی اطلاعات پراکنده و مبهمی هستند که نیاز به دقت و تحلیل دارند.

برای اینکه رزومه شما با نیازهای شغلی مورد نظرتان تطابق پیدا کند، باید روی این بخش‌های مشخص شده در شرح شغل تمرکز کنید:

ویژگی‌های مورد نظر ما در یک فرد چیست / مسئولیت‌های این شغل چیست

بیشتر توضیحات شغل‌ها با یک معرفی کلی و استفاده از واژگان تخصصی درباره نقش شغلی شروع می‌شود. بسته به نوع شغل، ممکن است عبارات مختلفی به کار برده شود، مانند:

• هماهنگی و سازماندهی امور بخش، از جمله تنظیم جلسات و مدیریت اسناد.
• بررسی دقیق بازارهای رقیب و ارائه اطلاعات و پیشنهادهای بهبود محصول به تیم مربوطه.
• نوشتن، ویرایش و اصلاح متن خبرنامه.

برای شناسایی مسئولیت‌های شغلی، باید به فعل‌هایی مثل هماهنگی، برنامه‌ریزی و تحلیل توجه کرد. همچنین، حوزه‌های تخصصی را می‌توان از طریق کلمات کلیدی مانند نیازهای مشتری و تحلیل بازار استخراج کرد. در رزومه، تمرکز اصلی باید بر روی وظایف و دستاوردهای شغلی باشد و نه ویژگی‌های شخصیتی. این ویژگی‌ها بهتر است در نامه پوششی یا مصاحبه شفاهی مطرح شوند.

مهارت ها و شایستگی ها

معمولاً شرکت‌ها مهارت‌های مورد نیاز برای یک شغل را در آگهی استخدام به صورت فهرست‌وار یا با استفاده از عبارات "ضروری"، "مطلوب" و "ترجیحی" مشخص می‌کنند. برای انتخاب مهارت‌های کلیدی در رزومه، می‌توانید از این اطلاعات بهره‌مند شوید. اهمیت عبارات "ضروری" و "باید داشته باشد" در مقایسه با "مطلوب" و "ترجیحی" بیشتر است.

حتی اگر سابقه کاری مرتبط در صنعت یا بازار کار ندارید، ممکن است فعالیت‌های مشابهی را در دوران تحصیل یا کارآموزی انجام داده باشید. شاید میزان تعامل کاربران را در شبکه‌های اجتماعی اندازه‌گیری کرده‌اید، تحقیقات بازار برای شناخت بهتر محصولات یا خدمات انجام داده‌اید، رویدادهای سازمانی را برنامه‌ریزی کرده‌اید یا مسئولیت‌های ویراستاری را بر عهده داشته‌اید. با استفاده از واژگان تخصصی آگهی استخدام، می‌توانید نشان دهید که تجربیات شما با الزامات شغلی مطابقت دارد.

مدارک و تجربیات

در قسمت مربوط به شرایط شغلی معمولاً تعداد سال سابقه کاری مورد نیاز از متقاضیان قید می‌شود. بنابراین، رزومه شما باید با این حداقل تجربه همخوانی داشته باشد یا به آن نزدیک باشد.

به عنوان مثال، اگر شرح شغل سه تا چهار سال تجربه کاری در حوزه بازاریابی را نیاز دارد، مطمئن شوید که سابقه کاری مرتبط شما در رزومه حداقل دو سال باشد. الزامی نیست که دقیقاً با بازه زمانی مشخص شده در آگهی تطابق داشته باشید. کافی است تخصص و مهارت‌های شما با آنچه در شرح شغل ذکر شده است همخوانی داشته باشد. در چنین شرایطی، می‌توانید تا حدود یک سال کمتر از حداقل زمان درخواستی را در نظر بگیرید.

اگر تازه فارغ‌التحصیل شده‌اید و برای شغلی که می‌خواهید یک تا دو سال سابقه کاری لازم است، نگران نباشید. تجربه‌های مختلفی مانند کارآموزی، پروژه‌های دانشجویی، فعالیت‌های داوطلبانه و کارهای فریلنسری نیز می‌توانند به عنوان سابقه کاری در نظر گرفته شوند.

نوشتن یک رزومه که مطابق شرح وظایف شغلی باشد

پس از شناسایی مسئولیت‌های شغلی و مهارت‌های مورد نیاز که می‌خواهید از شرح وظایف استخراج کنید، دو مکان در رزومه شما وجود دارد که باید آن‌ها را قرار دهید.

1 – خلاصه حرفه ای Professional Summary

خلاصه حرفه‌ای بخشی اختیاری در بالای رزومه است که به طور مختصر اهداف شغلی و صلاحیت‌های فردی را معرفی می‌کند. با قرار دادن این بخش در رزومه، می‌توانید تناسب بین تجربیات خود و نیازمندی‌های شغل مورد نظر را به نمایش بگذارید.

به عنوان مثال، تصور کنید شما متقاضی شغل دستیاری رسانه‌های اجتماعی هستید. در شرح وظایف شغلی، شرکت به دنبال فردی با توانایی تحلیل رفتار و دیدگاه کاربران، طراحی استراتژی رسانه‌های اجتماعی برای چندین پلتفرم و نگارش متن تبلیغاتی برای کمپین‌های بازاریابی دیجیتال پولی و رایگان است.

برای جلب توجه به وظایف و مهارت‌های ضروری که در شرح شغل آمده است، از بیانیه خود استفاده کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بنویسید: تحلیلگر اجتماعی با یک سال تجربه کاری. دارای مهارت‌های مدیریت و توسعه استراتژی‌های رسانه‌های اجتماعی، نگارش محتوا برای پلتفرم‌های مختلف و اجرای کمپین‌های تبلیغاتی دیجیتال پولی و رایگان.

2 - اطلاعات مشخص شده به صورت بولت پوینت زیر هر عنوان شغلی

برای سازماندهی بخش "تجربه کاری" رزومه چندین روش مختلف وجود دارد. اگر در ابتدای مسیر حرفه‌ای خود هستید، بهتر است به جای برجسته کردن آخرین سمت‌های شغلی، بر مهارت‌های مرتبط با شغل مورد نظر تمرکز کنید. در صورتی که دارای چندین تجربه کاری مرتبط هستید، می‌توانید سابقه کار خود را به ترتیب زمانی فهرست کنید. اگرچه در ذکر عناوین شغلی و نام شرکت‌ها محدودیت وجود دارد، اما می‌توانید جزئیات و دستاوردهای خود را با توجه به نیازهای شغل مورد نظر تنظیم کنید. برای مثال:

اگر در توضیحات شغلی به ضرورت انجام نظرسنجی اشاره شده باشد، می‌توانید با بیان تجربه خود در این زمینه، توانایی خود را در انجام این وظیفه نشان دهید.

• نرخ مشارکت در نظرسنجی ۲۵ درصد افزایش یافت.

در صورتی که در شرح شغل به مسئولیت توسعه و نگهداری جدول زمانی تولید اشاره شده باشد، می‌توانید بیان کنید:

• در طول سال 2023، مدیریت پنج پروژه را بر عهده داشتم که شامل برنامه‌ریزی و کنترل زمان‌بندی تولید می‌شد.

در صورتی که در شرح شغل، وظیفه بررسی محصولات رقبای بازار و ارائه پیشنهادات به شما محول شده باشد، می‌توانید بیان کنید:

• به صورت دوره‌ای، گزارش‌های دقیقی از تحلیل رقبا تهیه می‌کردم و پیشنهادهای استراتژیک متناسب با شرایط بازار ارائه می‌دادم.

در صورتی که در شرح وظایف شغلی، مسئولیت‌های مرتبط با مدیریت پرسنل قید شده باشد، می‌توانید بیان کنید که:

• مسئولیت مدیریت تیمی متشکل از چهار نفر در حوزه ارتباطات داخلی

هنگام تهیه رزومه، تمرکز اصلی شما باید بر ایجاد یک تصویر جذاب از توانایی‌ها و تجربیات مرتبط با شغل مورد نظر باشد، نه ارائه یک لیست کامل از تمام مشاغل گذشته. لازم نیست به تمامی مشاغل قبلی خود اشاره کنید، بلکه کافی است بر تجربیاتی که بیشترین ارتباط را با شغل مورد نظر دارند تمرکز کنید. اگر سابقه کاری محدودی دارید، شامل کردن حداقل یک تجربه کاری یا کارآموزی که توانایی شما در محیط کار حرفه‌ای را نشان می‌دهد، اهمیت دارد. در صورتی که دارای سابقه کاری گسترده‌ای هستید، تنها به نقش‌هایی که مرتبط با موقعیت شغلی فعلی هستند اشاره کنید. این توصیه همچنین برای پروفایل لینکدین شما نیز معتبر است، زیرا بسیاری از استخدام‌کنندگان به بررسی آنلاین شما می‌پردازند.

چه کارهایی را نباید در رزومه خود انجام دهید

برای اینکه رزومه شما با شرح شغل مورد نظر همخوانی داشته باشد، باید از برخی اشتباهات رایج در نگارش رزومه پرهیز کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر در این زمینه، با مایک پدیتو، مشاور متخصص در حوزه استخدام و جذب نیرو گفتگو کردم.

1 - از ذکر مهارت‌ها بدون ارائه اطلاعات بیشتر در مورد نحوه استفاده از آن‌ها خودداری کنید.

به جای اینکه یک بخش جداگانه برای مهارت‌ها در انتهای رزومه ایجاد کنید و آن را با کلمات کلیدی پر کنید، بهتر است مهارت‌ها و توانایی‌های خود را در متن رزومه به شکلی برجسته و مرتبط با شغل مورد نظر نمایش دهید تا از سایر متقاضیان متمایز شوید.

«مایک توضیح داد که هدف از نوشتن رزومه، فریب دادن سیستم‌های خودکار انتخاب نیرو نیست. آنچه مهم است، نشان دادن نحوه استفاده از مهارت‌ها در کارهای قبلی است، نه صرفاً لیست کردن آن‌ها. شرکت‌ها به جزئیات و دستاوردهای شما بیشتر توجه می‌کنند تا شرح کلی وظایف.»

اگر یک موقعیت شغلی نیازمند استفاده از یک زبان برنامه‌نویسی یا ابزار ویرایش مشخصی باشد، بهتر است به جای استفاده از اصطلاحات کلی مانند "توسعه وب" یا "ابزارهای ویرایش"، به طور دقیق شرح دهید که چه فعالیت‌هایی را با استفاده از این مهارت‌ها و ابزارها انجام داده‌اید. همچنین، اگر تماس سرد با مشتریان بالقوه یکی از وظایف شغل است، به جای استفاده از عبارت کلی "تماس با مشتریان بالقوه"، به طور مشخص به تجربه خود در زمینه تماس سرد اشاره کنید.

2 - به ابزارهای هوش مصنوعی مولد اعتماد کامل نداشته باشید و از توانایی‌های شخصی خود نیز استفاده کنید.

تعداد زیادی از متقاضیان کار از ابزارهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT برای تهیه نسخه اولیه رزومه خود بهره می‌برند. حتی اپلیکیشن‌های تخصصی نیز برای ارتقاء رزومه با استفاده از هوش مصنوعی توسعه یافته‌اند. با این حال، پدیتو توصیه می‌کند که از ابزارهای هوش مصنوعی به عنوان یک منبع کمکی استفاده شود و نه به عنوان یک جایگزین کامل. این ابزارها قادر به شناسایی کلمات کلیدی در شرح شغل و ساختن موارد برجسته مرتبط هستند، اما ممکن است اهمیت کلمات کلیدی را به درستی ارزیابی نکنند و همچنین قادر به تولید متن کامل و بی‌نقص نیستند. بنابراین، لازم است خروجی ابزار هوش مصنوعی به دقت بررسی و ویرایش شود تا رزومه نهایی منعکس‌کننده ویژگی‌های شخصی و تخصصی فرد باشد.

عملکرد هوش مصنوعی به طور مستقیم به ورودی داده شده به آن وابسته است، بنابراین اطمینان حاصل کنید که درخواست‌های شما شامل عناصر مشخص و مرتبط با شرح شغل باشد. همچنین می‌توانید از هوش مصنوعی بخواهید که شرح شغل را بررسی و تحلیل کند. علاوه بر این، می‌توانید سبک نوشتاری دلخواه خود را مشخص کرده و از هوش مصنوعی بخواهید از فعل‌های قوی و تاثیرگذار استفاده کند.

یک درخواست مناسب می‌تواند به این صورت باشد: "رزومه خود را برای موقعیت شغلی [عنوان شغل] در شرکت [نام شرکت] شخصی‌سازی و تطبیق دهید. شرح وظایف شغلی در اینجا ارائه شده است. رزومه من در اینجا قابل مشاهده است. در رزومه خود ذکر کنید که نرخ مشارکت در نظرسنجی را 25 درصد افزایش داده‌اید، پنج پروژه اصلی را در سال 2023 مدیریت پروژه کرده‌اید، از جمله نظارت بر زمان‌بندی و ضرب‌الاجل تولید، به طور مرتب گزارش‌های تحلیل رقیب را با توصیه‌های استراتژیک ارائه داده‌اید و تیم ارتباطات داخلی 12 نفره را مدیریت کرده‌اید. از لحن حرفه‌ای و استفاده از فعل‌های قوی برای برجسته‌سازی تلاش‌ها و دستاوردهای خود استفاده کنید. مهم‌ترین کلمات کلیدی از شرح وظایف شغلی را در رزومه خود بگنجانید.

در نهایت، رزومه‌ای که به جای تمرکز بر نیازهای شغل، فقط نقاط قوت فرد را برجسته کند، ممکن است با بی‌توجهی مواجه شود. کارفرمایان به دنبال تطابق بین مهارت‌ها و تجربه‌های متقاضی با نیازهای شغلی هستند و انتظار ندارند که رزومه‌ها به صورت معجزه‌آسایی تمام شرایط را پوشش دهند. بنابراین، صرف وقت برای تطبیق دقیق رزومه با شرح شغل در این بازار رقابتی بسیار مهم است.

نحوه نوشتن کاورلتر یا نامه پوشش Cover Letter

هیچ‌کس علاقه‌ای به جستجوی شغل ندارد. بررسی آگهی‌های شغلی در فضای مجازی، بهبود رزومه، آماده شدن برای مصاحبه‌های دشوار - هیچ‌کدام از این مراحل لذت‌بخش نیست. برای بسیاری، نوشتن یک نامه پوششی یا کاور لتر تأثیرگذار، چالش اصلی در این فرآیند محسوب می‌شود. با توجه به وجود توصیه‌های مختلف و متناقض، تعیین نقطه شروع بسیار مشکل است. حتی این سؤال مطرح می‌شود که آیا نیاز به نوشتن نامه پوششی Cover letter وجود دارد، به ویژه در صورتی که درخواست شغل به صورت آنلاین انجام می‌شود.

• این مقاله از سایت هاروارد بیزنس ترجمه شده است.

متخصصان چه می گویند

در اکثر موارد، پاسخ مثبت است. البته، ممکن است در برخی شرایط خاص، مانند فرآیندهای درخواست آنلاین، امکان ضمیمه کردن نامه پوششی وجود نداشته باشد، اما در هر صورت که امکان‌پذیر است، ارسال آن توصیه می‌شود. جودی گلیگمن، متخصص ارتباطات و نویسنده کتاب "خوب در کار"، بر اهمیت نامه پوششی تاکید می‌کند و می‌گوید این بهترین فرصت برای جلب توجه مسئول منابع انسانی یا مدیر استخدام است و می‌تواند به شما کمک کند تا از سایر متقاضیان متمایز شوید. جان لیز، استراتژیست شغلی مستقر در انگلستان و نویسنده کتاب "رزومه ناک اوت"، نیز اهمیت این موضوع را در بازار کار رقابتی برجسته می‌کند. با این حال، نوشتن یک نامه پوششی Cover Letter موثر کار ساده‌ای نیست، همانطور که بسیاری از افراد تجربه کرده‌اند. در ادامه، نکاتی برای بهبود نامه پوششی شما ارائه خواهد شد.

قبل از نوشتن نامه کاورلتر تحقیقات کنید

پیش از آغاز نگارش رزومه و نامه پوششی یا کاورلتر، لازم است اطلاعات کاملی درباره شرکت و موقعیت شغلی مورد نظر جمع‌آوری شود. علاوه بر مطالعه دقیق شرح وظایف شغلی، بررسی وب‌سایت شرکت، توییت‌های مدیران ارشد و پروفایل کارمندان در شبکه‌های اجتماعی مانند لینکدین نیز توصیه می‌شود. انجام این تحقیقات به شما کمک می‌کند تا نامه پوششی متناسب با فرهنگ سازمانی و انتظارات شرکت بنویسید و از ارسال نامه‌های عمومی خودداری کنید. همچنین، انتخاب لحن مناسب برای نامه را آسان‌تر می‌کند. به گفته گلیکمن، «در نظر گرفتن فرهنگ سازمانی بسیار مهم است. اگر شرکت دارای محیط کاری خلاقانه‌ای مثل آژانس تبلیغاتی است، می‌توانید از سبک نوشتاری آزادتر استفاده کنید، اما اگر سازمان محافظه‌کارانه‌ای مثل بانک است، بهتر است از سبک نوشتاری رسمی‌تر استفاده کنید.

لیز پیشنهاد می‌کند که برای افزایش شانس موفقیت در نوشتن نامه پوششی Cover Letter، بهتر است قبل از آن با مدیر استخدام یا فردی آشنا در شرکت تماس بگیرید. می‌توانید از طریق ایمیل یا لینکدین با پرسیدن یک سوال مرتبط با موقعیت شغلی، ارتباط برقرار کنید. این کار به شما امکان می‌دهد تا نامه خود را با اشاره به این تعامل آغاز کنید. برای مثال می‌توانید بگویید، "از گفتگوی مفید هفته گذشته متشکرم" یا "اخیراً با فلانی در شرکت شما صحبت کردم." البته در برخی موارد ممکن است نتوانید با کسی تماس بگیرید یا پاسخی دریافت نکنید، اما تلاش کردن برای برقراری ارتباط خالی از لطف نیست.

در حالی که رزومه Resume یک مرور کلی از تجربیات کاری و شغلی گذشته شما را ارائه می‌دهد، نامه پوششی یا کاور لتر باید بر چشم‌انداز آینده شغلی شما و اهداف حرفه‌ای‌تان متمرکز باشد. به گفته گلیگمن، این نامه باید به عنوان یک پل ارتباطی عمل کرده و توضیح دهد که چگونه تجربیات گذشته شما با اهداف آینده‌تان مرتبط است و چرا شما مناسب این موقعیت شغلی هستید. با توجه به شرایط ناشی از همه‌گیری، انتظار نمی‌رود که افراد به دنبال مشاغلی مشابه با مشاغل قبلی خود باشند. بسیاری از افراد مجبور شده‌اند مسیر شغلی خود را تغییر دهند و مهارت‌های خود را با نقش‌های جدید تطبیق دهند. از طریق نامه پوششی می‌توانید این تغییر مسیر را توضیح داده و نشان دهید که چگونه مهارت‌های قابل انتقال شما برای موقعیت جدید مناسب است.

آغاز قوی و تاثیرگذار در نامه درخواست شغل بسیار مهم است. بسیاری از افراد با ذکر جزئیات شغل مورد نظر شروع می‌کنند که روش مناسبی نیست. بهتر است ابتدا دلیل علاقه‌مندی خود به شغل و توانایی‌های مرتبط را بیان کنید. برای مثال، می‌توانید بگویید: "با توجه به بیش از 15 سال تجربه در حوزه جمع‌آوری کمک‌های مالی محیط زیست، به دنبال فرصتی هستم تا مهارت‌های خود را در زمینه جدیدی به کار گیرم. علاقه‌مندم با پیوستن به تیم توسعه شما، تخصص و انرژی خود را در خدمت سازمان قرار دهم." سپس می‌توانید به طور خلاصه به تجربیات مرتبط اشاره کنید، اما از تکرار اطلاعات موجود در رزومه خودداری کنید.

احتمالا مدیر استخدام یا استخدام‌کننده در حال بررسی تعداد زیادی رزومه است، بنابراین جلب توجه آن‌ها مهم است. از استفاده از طنز خودداری کنید زیرا ممکن است نتیجه عکس داشته باشد و خودشیفتگی را نشان دهد. همچنین از کلیشه‌ها پرهیز کنید. بهتر است با رویکردی مستقیم و پویا، دو دلیل برای مناسب بودن خود برای تیم را ارائه دهید.

در صورتی که با شرکت یا کارمندان آن ارتباط شخصی دارید، توصیه می‌شود این ارتباط را در ابتدای نامه به عنوان یک امتیاز مثبت بیان کنید. همچنین، همیشه نامه خود را به یک شخص خاص خطاب کنید. گلیکمن در این خصوص می‌گوید: "امروزه با وجود شبکه‌های اجتماعی، پیدا کردن نام مدیر استخدام کار دشواری نیست."

روی توانایی‌ها و قابلیت‌های خود که شما را از دیگران متمایز می‌کند، تمرکز کنید.

مدیران استخدام در جستجوی افرادی هستند که توانایی حل مسائل و مشکلات را داشته باشند. با استفاده از تحقیقات پیشین خود، درک خود را از فعالیت‌های شرکت و چالش‌های پیش روی آن به نمایش بگذارید. لازم نیست به جزئیات خاص بپردازید، اما می‌توانید به تأثیر پاندمی بر صنعت مورد نظر اشاره کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بیان کنید که بسیاری از شرکت‌های حوزه سلامت با چالش حفظ کیفیت خدمات در کنار سلامت و ایمنی کارکنان مواجه هستند. سپس با ارائه نمونه‌هایی از تجربیات خود، نشان دهید که چگونه توانایی‌های شما برای پاسخگویی به این چالش‌ها مناسب است. ممکن است توضیح دهید که چگونه یک مشکل مشابه را در گذشته حل کرده‌اید یا به یک دستاورد مرتبط اشاره کنید. هدف این است که تفاوت‌ها و برتری‌های خود را به صورت واضح مشخص کنید.

لیس بیان می‌کند که دو مهارت اصلی برای موفقیت در بیشتر مشاغل امروزی، قابلیت سازگاری با شرایط جدید و توانایی یادگیری سریع هستند. اگر نمونه‌های مختصری از این توانایی‌ها دارید، می‌توانید آن‌ها را ارائه دهید. مثلاً اگر در تغییر شیوه کار تیم به دورکاری نقش داشتید، شرح دهید که چه اقداماتی انجام دادید و از چه مهارت‌هایی استفاده کردید.

برای نشان دادن علاقه و انگیزه خود تلاش کنید.

گلیکمن معتقد است که عدم استخدام معمولاً به دلیل کمبود مهارت نیست، بلکه به دلیل عدم توانایی در برقراری ارتباط موثر با کارفرما است. مدیران استخدام به دنبال افرادی هستند که نشان دهند این شغل برایشان یک فرصت ایده‌آل است. بنابراین، اهمیت دارد که دلایل علاقه خود به این موقعیت را به وضوح بیان کنید. لیس می‌گوید: "اشتیاق شما، شخصیتتان را به نمایش می‌گذارد." او پیشنهاد می‌کند چیزی شبیه به این بنویسید: "من بسیار علاقه‌مند به همکاری با شرکت شما هستم. شما به عنوان پیشرو صنعت، استانداردهای جدیدی را تعیین کرده‌اید که برای همه الگو است." اگر نسبت به شرکت یا نقش بی‌تفاوتی دارید، بهتر است درخواست ندهید.

به لحن و سبک نوشتاری خود دقت کنید و از اغراق در تعریف و تمجید پرهیز نمایید. صداقت و اصالت در این مرحله از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همان‌طور که لیز بیان می‌کند، حتی در شرایط دشوار بیکاری نیز نباید احساس ناامیدی را القا کنید. حفظ لحن حرفه‌ای و بالغ، تاثیرگذاری پیام شما را افزایش می‌دهد. بهتر است خود را جای مدیر استخدام قرار دهید و از زبانی استفاده کنید که او با مشتریان خود به کار می‌برد. تشخیص لحن نوشتاری گاهی دشوار است، بنابراین بهتر است از نظر دیگران نیز استفاده کنید. لیز نیز تاکید می‌کند که بخش‌های ناامیدکننده را از نامه‌های مشتریان حذف می‌کند.

برای نوشتن نامه پوششی، اختصار بسیار مهم است. بسیاری از توصیه‌ها، طول نامه را به یک صفحه محدود می‌کنند، اما به نظر گلیگمن و لیس، کوتاه‌تر بودن بهتر است. لیس می‌گوید که اکثر نامه‌های پوششی بیش از حد طولانی هستند و باید به گونه‌ای نوشته شوند که با یک نگاه قابل فهم باشند. در عین حال، نامه باید اطلاعات ضروری را به طور کامل پوشش دهد، اما به طور مختصر. برای بهبود کیفیت نامه، می‌توانید از یک دوست، همکار یا مربی بخواهید آن را بررسی کرده و پیشنهادهای اصلاحی ارائه دهد.

برای بهبود کارتان، نظرات دیگران را جویا شوید

برای افزایش شانس موفقیت نامه پوششی یا کاورلتر، از نظرات افراد دیگر بهره بگیرید. به توصیه لیس، نامه را با چند نفر به اشتراک بگذارید و به جای پرسیدن کلی نظر آن‌ها، مشخص کنید که چه نوع بازخوردی می‌خواهید. دو نکته مهم است. اول، اطمینان حاصل کنید که منظور اصلی و داستان شما در نامه به وضوح بیان شده است. دوم، نقاط ضعف احتمالی نامه، مانند ناامیدی، اغراق یا کمرویی، را شناسایی کنید.

در شرایطی که ارسال نامه همراه رزومه امکان‌پذیر نیست.

در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها از سیستم‌های آنلاین برای فرایند استخدام بهره می‌گیرند که امکان پیوست کردن نامه پوششی را ندارند. گرچه ممکن است بتوان نامه پوششی را در قالب یک سند واحد با رزومه ترکیب کرد، اما تضمینی برای پذیرش آن وجود ندارد، به ویژه زمانی که سیستم تنها امکان ورود اطلاعات به فیلدهای مشخص را فراهم می‌کند. در چنین شرایطی، از قالب تعیین شده برای نمایش توانایی‌ها و علاقه‌مندی خود به شغل استفاده کنید. همچنین، می‌توانید با ارسال یک ایمیل کوتاه به شخص مرتبط، نکات برجسته درخواست خود را مطرح نمایید.

اصولی که باید به خاطر داشته باشید

کارهایی که باید انجام دهید

• در آغاز نامه، به طور روشن بیان کنید که علاقه‌مندی شما به این شغل ناشی از چیست و چه مهارت‌ها و تجربیاتی می‌توانید به سازمان بیاورید.
• نامه خود را کوتاه و مفید نگارش کنید تا مدیر استخدام بتواند در کمترین زمان ممکن آن را مطالعه کند.

کارهایی که نباید انجام دهید

• از استفاده از طنز در نامه خودداری کنید زیرا معمولاً تاثیر مثبتی ندارد.
• در آغاز نامه، به طور مشخص بیان کنید که علاقه‌مندی شما به این شغل به دلیل چیست و چه توانایی‌هایی می‌توانید به شرکت ارائه دهید.
• برای هر فرصت شغلی، کاورلتر متناسب با آن بنویسید و از ارسال نامه‌های تکراری خودداری کنید.

نمونه عملی اول: درک نیازهای سازمان را به صورت واضح نشان دهید.

میشل سامرز، معاون منابع انسانی روستای پسران و دختران، که یک سازمان غیرانتفاعی در ایالت کنتیکت است، به تازگی آگهی استخدامی برای یک متخصص در حوزه جذب و آموزش نیرو منتشر کرده است. وی در این آگهی به دنبال فردی با تجربه و مهارت بالا در زمینه استخدام بود که بتواند تمام مراحل فرآیند استخدام، از جستجوی کاندیدا تا آماده‌سازی نیروی جدید، را به تنهایی انجام دهد. همچنین، او تاکید کرده است که به دلیل محدودیت منابع انسانی، فرد مورد نظر باید بدون نیاز به آموزش و صرف وقت اضافی، بتواند به سرعت کار خود را آغاز کند.

تعداد متقاضیان این شغل بیش از صد نفر بود. سیستم آنلاین استخدام سازمان امکان ارسال نامه پوششی را فراهم نمی‌کرد، اما یکی از متقاضیان به نام هایدی (اسم مستعار) پس از ارسال رزومه، اقدام به ارسال ایمیل پیگیری نمود. میشل می‌گوید: "خوشبختانه این اقدام را انجام داد، در غیر این صورت حذف می‌شد.

رزومه هایدی نشان می‌داد که او سابقه‌ای از تغییر مکرر شغل دارد، چرا که دوره‌های کاری کوتاهی در مشاغل قبلی خود داشته است. بر اساس این رزومه، میشل به این نتیجه رسید که او کارمندی با عملکرد ضعیف است که به دلیل ناکارآمدی از کارهای قبلی اخراج شده است. همچنین، او تنها فرد بین متقاضیان بود که مدرک دانشگاهی چهار ساله نداشت.

اما ایمیل هایدی نظر میشل را به خود جلب کرد. در ابتدا، ایمیل بسیار حرفه‌ای نوشته شده بود. هایدی به وضوح بیان کرد که هدف از نوشتن ایمیل، تأیید دریافت درخواستش است. در ادامه، او توضیح داد که چگونه به اطلاعات تماس میشل دسترسی پیدا کرده است. او گفت که این اطلاعات را از طریق رئیس شوهرش که عضو هیئت مدیره بود، به دست آورده است. همچنین، او اشاره کرد که پدر شوهرش با سازمان روستای پسران و دختران همکاری داشته است.

با این وجود، چیزی که واقعاً توجه میشل را به خود جلب کرد، توانایی هایدی در درک گروه و مشکلات آن بود. او با مطالعه دقیق شرایط، "فهرستی از راهکارهای عملی برای حل مشکلات ما ارائه داده بود" که میشل به آن اشاره می‌کند.

میشل بیان می‌کند که شخصیت و علاقه‌ای که هایدی در نامه درخواست کارش به نمایش گذاشته بود، در مصاحبه تلفنی نیز به وضوح قابل مشاهده بود. هایدی از نظر صلاحیت‌ها و توانمندی‌ها بسیار فراتر از نیازهای شغل بود. میشل می‌گوید: من از ابتدا امیدوار بودم که این نقش بتواند گسترده‌تر باشد، اما تصور نمی‌کردم امکان‌پذیر باشد. با ملاقات با هایدی متوجه شدم که می‌توانیم این نقش را توسعه دهیم. سه هفته بعد، میشل به هیدی پیشنهاد کار داد و او آن را پذیرفت."