نحوه نوشتن کاورلتر یا نامه پوشش Cover Letter

هیچ‌کس علاقه‌ای به جستجوی شغل ندارد. بررسی آگهی‌های شغلی در فضای مجازی، بهبود رزومه، آماده شدن برای مصاحبه‌های دشوار - هیچ‌کدام از این مراحل لذت‌بخش نیست. برای بسیاری، نوشتن یک نامه پوششی یا کاور لتر تأثیرگذار، چالش اصلی در این فرآیند محسوب می‌شود. با توجه به وجود توصیه‌های مختلف و متناقض، تعیین نقطه شروع بسیار مشکل است. حتی این سؤال مطرح می‌شود که آیا نیاز به نوشتن نامه پوششی Cover letter وجود دارد، به ویژه در صورتی که درخواست شغل به صورت آنلاین انجام می‌شود.

• این مقاله از سایت هاروارد بیزنس ترجمه شده است.

متخصصان چه می گویند

در اکثر موارد، پاسخ مثبت است. البته، ممکن است در برخی شرایط خاص، مانند فرآیندهای درخواست آنلاین، امکان ضمیمه کردن نامه پوششی وجود نداشته باشد، اما در هر صورت که امکان‌پذیر است، ارسال آن توصیه می‌شود. جودی گلیگمن، متخصص ارتباطات و نویسنده کتاب "خوب در کار"، بر اهمیت نامه پوششی تاکید می‌کند و می‌گوید این بهترین فرصت برای جلب توجه مسئول منابع انسانی یا مدیر استخدام است و می‌تواند به شما کمک کند تا از سایر متقاضیان متمایز شوید. جان لیز، استراتژیست شغلی مستقر در انگلستان و نویسنده کتاب "رزومه ناک اوت"، نیز اهمیت این موضوع را در بازار کار رقابتی برجسته می‌کند. با این حال، نوشتن یک نامه پوششی Cover Letter موثر کار ساده‌ای نیست، همانطور که بسیاری از افراد تجربه کرده‌اند. در ادامه، نکاتی برای بهبود نامه پوششی شما ارائه خواهد شد.

قبل از نوشتن نامه کاورلتر تحقیقات کنید

پیش از آغاز نگارش رزومه و نامه پوششی یا کاورلتر، لازم است اطلاعات کاملی درباره شرکت و موقعیت شغلی مورد نظر جمع‌آوری شود. علاوه بر مطالعه دقیق شرح وظایف شغلی، بررسی وب‌سایت شرکت، توییت‌های مدیران ارشد و پروفایل کارمندان در شبکه‌های اجتماعی مانند لینکدین نیز توصیه می‌شود. انجام این تحقیقات به شما کمک می‌کند تا نامه پوششی متناسب با فرهنگ سازمانی و انتظارات شرکت بنویسید و از ارسال نامه‌های عمومی خودداری کنید. همچنین، انتخاب لحن مناسب برای نامه را آسان‌تر می‌کند. به گفته گلیکمن، «در نظر گرفتن فرهنگ سازمانی بسیار مهم است. اگر شرکت دارای محیط کاری خلاقانه‌ای مثل آژانس تبلیغاتی است، می‌توانید از سبک نوشتاری آزادتر استفاده کنید، اما اگر سازمان محافظه‌کارانه‌ای مثل بانک است، بهتر است از سبک نوشتاری رسمی‌تر استفاده کنید.

لیز پیشنهاد می‌کند که برای افزایش شانس موفقیت در نوشتن نامه پوششی Cover Letter، بهتر است قبل از آن با مدیر استخدام یا فردی آشنا در شرکت تماس بگیرید. می‌توانید از طریق ایمیل یا لینکدین با پرسیدن یک سوال مرتبط با موقعیت شغلی، ارتباط برقرار کنید. این کار به شما امکان می‌دهد تا نامه خود را با اشاره به این تعامل آغاز کنید. برای مثال می‌توانید بگویید، "از گفتگوی مفید هفته گذشته متشکرم" یا "اخیراً با فلانی در شرکت شما صحبت کردم." البته در برخی موارد ممکن است نتوانید با کسی تماس بگیرید یا پاسخی دریافت نکنید، اما تلاش کردن برای برقراری ارتباط خالی از لطف نیست.

در حالی که رزومه Resume یک مرور کلی از تجربیات کاری و شغلی گذشته شما را ارائه می‌دهد، نامه پوششی یا کاور لتر باید بر چشم‌انداز آینده شغلی شما و اهداف حرفه‌ای‌تان متمرکز باشد. به گفته گلیگمن، این نامه باید به عنوان یک پل ارتباطی عمل کرده و توضیح دهد که چگونه تجربیات گذشته شما با اهداف آینده‌تان مرتبط است و چرا شما مناسب این موقعیت شغلی هستید. با توجه به شرایط ناشی از همه‌گیری، انتظار نمی‌رود که افراد به دنبال مشاغلی مشابه با مشاغل قبلی خود باشند. بسیاری از افراد مجبور شده‌اند مسیر شغلی خود را تغییر دهند و مهارت‌های خود را با نقش‌های جدید تطبیق دهند. از طریق نامه پوششی می‌توانید این تغییر مسیر را توضیح داده و نشان دهید که چگونه مهارت‌های قابل انتقال شما برای موقعیت جدید مناسب است.

آغاز قوی و تاثیرگذار در نامه درخواست شغل بسیار مهم است. بسیاری از افراد با ذکر جزئیات شغل مورد نظر شروع می‌کنند که روش مناسبی نیست. بهتر است ابتدا دلیل علاقه‌مندی خود به شغل و توانایی‌های مرتبط را بیان کنید. برای مثال، می‌توانید بگویید: "با توجه به بیش از 15 سال تجربه در حوزه جمع‌آوری کمک‌های مالی محیط زیست، به دنبال فرصتی هستم تا مهارت‌های خود را در زمینه جدیدی به کار گیرم. علاقه‌مندم با پیوستن به تیم توسعه شما، تخصص و انرژی خود را در خدمت سازمان قرار دهم." سپس می‌توانید به طور خلاصه به تجربیات مرتبط اشاره کنید، اما از تکرار اطلاعات موجود در رزومه خودداری کنید.

احتمالا مدیر استخدام یا استخدام‌کننده در حال بررسی تعداد زیادی رزومه است، بنابراین جلب توجه آن‌ها مهم است. از استفاده از طنز خودداری کنید زیرا ممکن است نتیجه عکس داشته باشد و خودشیفتگی را نشان دهد. همچنین از کلیشه‌ها پرهیز کنید. بهتر است با رویکردی مستقیم و پویا، دو دلیل برای مناسب بودن خود برای تیم را ارائه دهید.

در صورتی که با شرکت یا کارمندان آن ارتباط شخصی دارید، توصیه می‌شود این ارتباط را در ابتدای نامه به عنوان یک امتیاز مثبت بیان کنید. همچنین، همیشه نامه خود را به یک شخص خاص خطاب کنید. گلیکمن در این خصوص می‌گوید: "امروزه با وجود شبکه‌های اجتماعی، پیدا کردن نام مدیر استخدام کار دشواری نیست."

روی توانایی‌ها و قابلیت‌های خود که شما را از دیگران متمایز می‌کند، تمرکز کنید.

مدیران استخدام در جستجوی افرادی هستند که توانایی حل مسائل و مشکلات را داشته باشند. با استفاده از تحقیقات پیشین خود، درک خود را از فعالیت‌های شرکت و چالش‌های پیش روی آن به نمایش بگذارید. لازم نیست به جزئیات خاص بپردازید، اما می‌توانید به تأثیر پاندمی بر صنعت مورد نظر اشاره کنید. به عنوان مثال، می‌توانید بیان کنید که بسیاری از شرکت‌های حوزه سلامت با چالش حفظ کیفیت خدمات در کنار سلامت و ایمنی کارکنان مواجه هستند. سپس با ارائه نمونه‌هایی از تجربیات خود، نشان دهید که چگونه توانایی‌های شما برای پاسخگویی به این چالش‌ها مناسب است. ممکن است توضیح دهید که چگونه یک مشکل مشابه را در گذشته حل کرده‌اید یا به یک دستاورد مرتبط اشاره کنید. هدف این است که تفاوت‌ها و برتری‌های خود را به صورت واضح مشخص کنید.

لیس بیان می‌کند که دو مهارت اصلی برای موفقیت در بیشتر مشاغل امروزی، قابلیت سازگاری با شرایط جدید و توانایی یادگیری سریع هستند. اگر نمونه‌های مختصری از این توانایی‌ها دارید، می‌توانید آن‌ها را ارائه دهید. مثلاً اگر در تغییر شیوه کار تیم به دورکاری نقش داشتید، شرح دهید که چه اقداماتی انجام دادید و از چه مهارت‌هایی استفاده کردید.

برای نشان دادن علاقه و انگیزه خود تلاش کنید.

گلیکمن معتقد است که عدم استخدام معمولاً به دلیل کمبود مهارت نیست، بلکه به دلیل عدم توانایی در برقراری ارتباط موثر با کارفرما است. مدیران استخدام به دنبال افرادی هستند که نشان دهند این شغل برایشان یک فرصت ایده‌آل است. بنابراین، اهمیت دارد که دلایل علاقه خود به این موقعیت را به وضوح بیان کنید. لیس می‌گوید: "اشتیاق شما، شخصیتتان را به نمایش می‌گذارد." او پیشنهاد می‌کند چیزی شبیه به این بنویسید: "من بسیار علاقه‌مند به همکاری با شرکت شما هستم. شما به عنوان پیشرو صنعت، استانداردهای جدیدی را تعیین کرده‌اید که برای همه الگو است." اگر نسبت به شرکت یا نقش بی‌تفاوتی دارید، بهتر است درخواست ندهید.

به لحن و سبک نوشتاری خود دقت کنید و از اغراق در تعریف و تمجید پرهیز نمایید. صداقت و اصالت در این مرحله از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. همان‌طور که لیز بیان می‌کند، حتی در شرایط دشوار بیکاری نیز نباید احساس ناامیدی را القا کنید. حفظ لحن حرفه‌ای و بالغ، تاثیرگذاری پیام شما را افزایش می‌دهد. بهتر است خود را جای مدیر استخدام قرار دهید و از زبانی استفاده کنید که او با مشتریان خود به کار می‌برد. تشخیص لحن نوشتاری گاهی دشوار است، بنابراین بهتر است از نظر دیگران نیز استفاده کنید. لیز نیز تاکید می‌کند که بخش‌های ناامیدکننده را از نامه‌های مشتریان حذف می‌کند.

برای نوشتن نامه پوششی، اختصار بسیار مهم است. بسیاری از توصیه‌ها، طول نامه را به یک صفحه محدود می‌کنند، اما به نظر گلیگمن و لیس، کوتاه‌تر بودن بهتر است. لیس می‌گوید که اکثر نامه‌های پوششی بیش از حد طولانی هستند و باید به گونه‌ای نوشته شوند که با یک نگاه قابل فهم باشند. در عین حال، نامه باید اطلاعات ضروری را به طور کامل پوشش دهد، اما به طور مختصر. برای بهبود کیفیت نامه، می‌توانید از یک دوست، همکار یا مربی بخواهید آن را بررسی کرده و پیشنهادهای اصلاحی ارائه دهد.

برای بهبود کارتان، نظرات دیگران را جویا شوید

برای افزایش شانس موفقیت نامه پوششی یا کاورلتر، از نظرات افراد دیگر بهره بگیرید. به توصیه لیس، نامه را با چند نفر به اشتراک بگذارید و به جای پرسیدن کلی نظر آن‌ها، مشخص کنید که چه نوع بازخوردی می‌خواهید. دو نکته مهم است. اول، اطمینان حاصل کنید که منظور اصلی و داستان شما در نامه به وضوح بیان شده است. دوم، نقاط ضعف احتمالی نامه، مانند ناامیدی، اغراق یا کمرویی، را شناسایی کنید.

در شرایطی که ارسال نامه همراه رزومه امکان‌پذیر نیست.

در حال حاضر، بسیاری از شرکت‌ها از سیستم‌های آنلاین برای فرایند استخدام بهره می‌گیرند که امکان پیوست کردن نامه پوششی را ندارند. گرچه ممکن است بتوان نامه پوششی را در قالب یک سند واحد با رزومه ترکیب کرد، اما تضمینی برای پذیرش آن وجود ندارد، به ویژه زمانی که سیستم تنها امکان ورود اطلاعات به فیلدهای مشخص را فراهم می‌کند. در چنین شرایطی، از قالب تعیین شده برای نمایش توانایی‌ها و علاقه‌مندی خود به شغل استفاده کنید. همچنین، می‌توانید با ارسال یک ایمیل کوتاه به شخص مرتبط، نکات برجسته درخواست خود را مطرح نمایید.

اصولی که باید به خاطر داشته باشید

کارهایی که باید انجام دهید

• در آغاز نامه، به طور روشن بیان کنید که علاقه‌مندی شما به این شغل ناشی از چیست و چه مهارت‌ها و تجربیاتی می‌توانید به سازمان بیاورید.
• نامه خود را کوتاه و مفید نگارش کنید تا مدیر استخدام بتواند در کمترین زمان ممکن آن را مطالعه کند.

کارهایی که نباید انجام دهید

• از استفاده از طنز در نامه خودداری کنید زیرا معمولاً تاثیر مثبتی ندارد.
• در آغاز نامه، به طور مشخص بیان کنید که علاقه‌مندی شما به این شغل به دلیل چیست و چه توانایی‌هایی می‌توانید به شرکت ارائه دهید.
• برای هر فرصت شغلی، کاورلتر متناسب با آن بنویسید و از ارسال نامه‌های تکراری خودداری کنید.

نمونه عملی اول: درک نیازهای سازمان را به صورت واضح نشان دهید.

میشل سامرز، معاون منابع انسانی روستای پسران و دختران، که یک سازمان غیرانتفاعی در ایالت کنتیکت است، به تازگی آگهی استخدامی برای یک متخصص در حوزه جذب و آموزش نیرو منتشر کرده است. وی در این آگهی به دنبال فردی با تجربه و مهارت بالا در زمینه استخدام بود که بتواند تمام مراحل فرآیند استخدام، از جستجوی کاندیدا تا آماده‌سازی نیروی جدید، را به تنهایی انجام دهد. همچنین، او تاکید کرده است که به دلیل محدودیت منابع انسانی، فرد مورد نظر باید بدون نیاز به آموزش و صرف وقت اضافی، بتواند به سرعت کار خود را آغاز کند.

تعداد متقاضیان این شغل بیش از صد نفر بود. سیستم آنلاین استخدام سازمان امکان ارسال نامه پوششی را فراهم نمی‌کرد، اما یکی از متقاضیان به نام هایدی (اسم مستعار) پس از ارسال رزومه، اقدام به ارسال ایمیل پیگیری نمود. میشل می‌گوید: "خوشبختانه این اقدام را انجام داد، در غیر این صورت حذف می‌شد.

رزومه هایدی نشان می‌داد که او سابقه‌ای از تغییر مکرر شغل دارد، چرا که دوره‌های کاری کوتاهی در مشاغل قبلی خود داشته است. بر اساس این رزومه، میشل به این نتیجه رسید که او کارمندی با عملکرد ضعیف است که به دلیل ناکارآمدی از کارهای قبلی اخراج شده است. همچنین، او تنها فرد بین متقاضیان بود که مدرک دانشگاهی چهار ساله نداشت.

اما ایمیل هایدی نظر میشل را به خود جلب کرد. در ابتدا، ایمیل بسیار حرفه‌ای نوشته شده بود. هایدی به وضوح بیان کرد که هدف از نوشتن ایمیل، تأیید دریافت درخواستش است. در ادامه، او توضیح داد که چگونه به اطلاعات تماس میشل دسترسی پیدا کرده است. او گفت که این اطلاعات را از طریق رئیس شوهرش که عضو هیئت مدیره بود، به دست آورده است. همچنین، او اشاره کرد که پدر شوهرش با سازمان روستای پسران و دختران همکاری داشته است.

با این وجود، چیزی که واقعاً توجه میشل را به خود جلب کرد، توانایی هایدی در درک گروه و مشکلات آن بود. او با مطالعه دقیق شرایط، "فهرستی از راهکارهای عملی برای حل مشکلات ما ارائه داده بود" که میشل به آن اشاره می‌کند.

میشل بیان می‌کند که شخصیت و علاقه‌ای که هایدی در نامه درخواست کارش به نمایش گذاشته بود، در مصاحبه تلفنی نیز به وضوح قابل مشاهده بود. هایدی از نظر صلاحیت‌ها و توانمندی‌ها بسیار فراتر از نیازهای شغل بود. میشل می‌گوید: من از ابتدا امیدوار بودم که این نقش بتواند گسترده‌تر باشد، اما تصور نمی‌کردم امکان‌پذیر باشد. با ملاقات با هایدی متوجه شدم که می‌توانیم این نقش را توسعه دهیم. سه هفته بعد، میشل به هیدی پیشنهاد کار داد و او آن را پذیرفت."